Daftar isi
Contract Management System atau sistem manajemen kontrak merupakan sistem komputer yang berguna untuk mengotomatiskan pengelolaan, pelacakan, dan pelaporan yang berfungsi untuk memastikan setiap pihak yang ada di dalam kontrak mematuhi kewajiban hukum dan mendapatkan haknya sesuai dengan kontrak.
Contract Management System akan memudahkan pebisnis untuk melacak progres proyek yang sedang berjalan, mengotomatiskan pembuatan laporan, dan masih banyak lagi manfaat lainnya. Software manajemen kontrak juga dilengkapi fitur untuk penyelesaian sengketa yang terjadi antara pihak-pihak yang menandatangani kontrak.
Dengan bantuan Contract Management System, notifikasi tanggal jatuh tempo kontrak bisa dikirimkan ke pihak-pihak yang berkepentingan secara otomatis. Dengan demikian, tidak ada lagi kejadian di mana Anda lupa untuk meng-update kontrak saat diperlukan.
Apa fungsi Contract Management System?
Contract Management System bertujuan untuk memudahkan perusahaan dalam pengelolaan ratusan hingga ribuan kontrak bisnis sekaligus. Selain itu, aplikasi ini dapat meminimalisir dan mencegah kemungkinan terjadinya perselisihan antara pihak-pihak yang ada di dalam kontrak.
Semua poin yang ada di dalam kontrak dipastikan terlindungi oleh undang-undang oleh aplikasi manajemen kontrak. Ini lah yang membuat perusahaan membutuhkan aplikasi manajemen kontrak karena software ini memastikan masing-masing pihak terlindungi oleh hukum yang berlaku.
Kenapa setiap Perusahaan memerlukan Contract Management System?
Seperti halnya sebuah rumah yang membutuhkan fondasi dari beton dan baja, demikian pula kemitraan bisnis Anda yang butuh fondasi, yakni kontrak. Kontrak ini adalah dasar dan referensi untuk menjalankan bisnis dan berfungsi sebagai bukti untuk melindungi Anda dan bisnis Anda jika terjadi perselisihan di masa depan.
Permasalahan dalam menjalankan operasional perusahaan pastinya akan datang silih berganti. Maka dari itu Anda sebagai pemilik bisnis memerlukan manajemen kontrak untuk memastikan pengelolaan kontrak bisnis Anda berjalan secara otomatis.
Kontrak bisnis dengan vendor, partner bisnis, klien, hingga karyawan jumlahnya pasti tidak sedikit dan sangat mungkin untuk terlewat deadline untuk pembaruannya jika masih dikelola secara manual. Belum lagi jika Anda harus mencari satu kontrak di antara ribuan lembar kontrak lainnya, pastinya cara ini sangat memakan waktu dan tenaga.
Namun dengan Contract Management System, Anda bisa mendapatkan notifikasi kontrak-kontrak yang membutuhkan pembaruan langsung ke perangkat Anda, di mana pun Anda berada. Selain itu, mencari kontrak yang dibutuhkan lewat aplikasi manajemen kontrak hanya memerlukan satu kali klik yang tidak memakan waktu dan tenaga sama sekali.
Apa saja kegunaan Contract Management System?
Ada tiga jenis bisnis yang biasa memanfaatkan Contract Management System. Berikut ini beberapa di antaranya dan manfaatnya untuk masing-masing tipe bisnis:
- Bisnis project-based:
Perusahaan berbasis proyek memerlukan software manajemen kontrak untuk melacak jumlah biaya yang harus dibayarkan berdasarkan progres dari setiap pekerjaan, mengostumisasi syarat dan ketentuan dari setiap kontrak, dan lacak keuntungan dan kerugian dari setiap proyek. - Bisnis rental-based:
Bisnis rental adalah salah satu yang paling sering menggunakan software manajemen kontrak. Di antaranya adalah untuk kemudahan melacak masa berakhir kontrak sewa, otomatiskan pembuatan faktur berulang secara otomatis setiap mendapatkan pesanan dari pelanggan yang sama, dan kemudahan lacak barang yang disewakan, mengecek ketersediannya, dan ketahui barang-barang yang masa peminjamannya sudah berlalu. - Bisnis pada umumnya:
Perusahaan biasanya menggunakan software ini untuk melacak tenggat waktu kontrak, mudah membuat dan mengedit berbagai jenis kontrak dan memberikan akses kepada pengguna lain dengan mudah, serta kemudahan menyimpan dan mengelola berkas dan lampiran yang berhubungan dengan kontrak tanpa batas penyimpanan.
Apa saja sih contoh manajemen kontrak?
Manajemen kontrak adalah proses pengelolaan dan melaksanakan tugas kontrak untuk vendor, klien, karyawan dan lain sebagainya. Kontrak dalam implementasinya bisa termasuk kontrak sewa tempat tinggal, pekerjaan, kontrak kerjasama bisnis, kontrak pembelian dengan vendor atau penyuplai, hingga perjanjian lisensi perangkat lunak.
Bagaimana cara memilih Software Contract Management System yang tepat?
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih Contract Management System yang baik untuk perusahaan Anda. Beberapa di antaranya adalah ketahui dulu kebutuhan perusahaan Anda terhadap software tersebut. Beberapa penyedia software memang menyediakan banyak fitur, namun belum tentu dibutuhkan oleh bisnis Anda. Cek lagi fitur-fitur apa saja yang benar-benar dibutuhkan agar Anda tidak membuang-buang uang untuk fitur yang tidak diperlukan.
Yang kedua adalah cari tahu apakah Contract Management System tersebut bisa dikustomisasi atau tidak. Hal ini penting agar software bisa disesuaikan dengan alur bisnis Anda, bukan sebaliknya. Dan yang terakhir adalah pastikan harga software manajemen kontrak tersebut sesuai dengan dana yang sudah disediakan. Nah, untuk Software Contract Management System dari DMS Software sudah mencakup tiga hal tersebut; fiturnya melimpah, bisa dikustomisasi, dan harganya terjangkau, bahkan untuk bisnis UKM sekali pun.
Dapatkan info lebih lanjut seputar Contract Management System dengan DMS Sofware