Daftar isi
Document Management System adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk menelusuri dan menyimpan berbagai jenis dokumen, gambar dan video. Software manajemen dokumen sangat berguna untuk mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis atau organisasi.
Selain gambar dan video, ada banyak jenis dokumen lainnya yang bisa disimpan di dalam software manajemen dokumen, seperti file PDF, word processing files, hingga gambar digital dari dokumen kertas. Tak hanya membantu meningkatkan proses bisnis dan organisasi, DMS bisa membantu bisnis Anda menghemat waktu dan uang yang sangat berharga.
Mengapa perusahaan memerlukan Document Management System?
Dokumen-dokumen kertas yang masih disimpan secara manual sangat beresiko untuk rusak, hilang, atau tercecer karena kesalahan manusia. Karena itu, perusahaan yang mengelola ratusan hingga ribuan dokumen setiap harinya kini banyak yang beralih menggunakan document management system untuk mengotomatiskan pengelolaan dokumen.
Untuk perusahaan-perusahaan yang sudah berdiri lama, document management system sangat memudahkan untuk mengelola dan menyimpan dokumen-dokumen penting yang ada semenjak awal mereka berdiri. Selain penyimpanan, Document Management System juga memudahkan untuk mencari dokumen-dokumen tersebut dalam hitungan detik. Selain itu, software manajemen dokumen juga memiliki keamanan yang tinggi dengan firewall yang berlapis. Dengan demikian, resiko kebocoran data bisa diminimalisir sekecil mungkin.
Apa saja manfaat Document Management System?
Ada empat manfaat utama yang bisa didapatkan dari menggunakan sistem manajemen dokumen. Yang pertama adalah perusahaan Anda jadi lebih ramah lingkungan. Karena semua dokumen kini disimpan di server cloud yang aman, Anda tak perlu lagi menggunakan lembaran kertas untuk mencetak atau berbagi dokumen ke rekan kerja. Manfaat kedua yakni Anda tak membutuhkan waktu yang terlalu lama untuk mencari selembar dokumen. Dapatkan dokumen yang dibutuhkan hanya dengan sekali klik saja.
Manfaat berikutnya yakni kebebasan untuk mengakses dokumen perusahaan Anda kapan dan di mana saja Anda berada. Semisal Anda sedang mengadakan pertemuan dengan klien luar kantor dan membutuhkan dokumen tertentu, Anda tak perlu panik atau menelpon rekan kerja untuk mengirimkan dokumen tersebut lewat email. Dengan document management system, Anda bisa mengakses langsung data tersebut lewat laptop atau ponsel Anda. Yang terakhir adalah keamanan datanya. DMS Software menjamin keamanan dokumen Anda dengan enkripsi berlapis untuk mencegah pencurian atau kebocoran data.
Apakah ada kekurangan dari Document Management System?
Software manajemen dokumen yang ada di pasaran sekarang bukannya sempurna tanpa celah. Banyak dari mereka yang memiliki sejumlah kekurangan, seperti terbatasnya ruang penyimpanan, keamanan yang kurang ketat, data dan dokumen yang rawan rusak, kesulitan memindahkan dokumen, sulitnya mengedit dokumen yang ada, komunikasi dan kolaborasi yang terbatas antar divisi di perusahaan, hingga mahalnya harga software itu sendiri.
Maka dari itu DMS Software meluncurkan Document Management System yang sangat terjangkau, bahkan untuk perusahaan UKM sekali pun. Anda sudah bisa mendapatkan Document Management System yang memiliki kapasitas ruang penyimpanan yang lega, keamanan berlapis untuk melindungi data dan dokumen Anda, hingga kemudahan berbagi tanpa dikekang oleh batasan pengguna.
Dapatkan info lebih lanjut seputar Document Management System dengan DMS Group