Apa itu File Manager? Bagaimana cara kerjanya?

File Manager dalam sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah komponen perangkat lunak yang digunakan untuk mengatur, menyimpan, dan mengelola berkas atau dokumen yang terkait dengan operasi bisnis dan proses di dalam sistem ERP tersebut. Ini mencakup berbagai jenis dokumen seperti faktur, pesanan pembelian, laporan keuangan, catatan pelanggan, kontrak, dan banyak lagi. File Manager dalam konteks ERP dirancang khusus untuk memudahkan pengelolaan dokumen yang berkaitan dengan proses bisnis dan memastikan integritas data.

Cara kerja File Manager dalam sistem ERP dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Pengunggahan Dokumen
   

   Pengguna dapat mengunggah dokumen ke dalam sistem ERP melalui File Manager. Dokumen-dokumen ini dapat berasal dari berbagai sumber, seperti pemindaian fisik, file elektronik, atau impor dari aplikasi lain. Pengguna biasanya memiliki pilihan untuk mengunggah dokumen secara individual atau sebagai bagian dari transaksi tertentu.

2. Pengelompokan dan Klasifikasi
   

   Setelah dokumen diunggah, File Manager memungkinkan pengguna untuk mengelompokkan dan mengkategorikannya dalam struktur folder yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Misalnya, dokumen penjualan dapat dikelompokkan dalam folder pelanggan atau pesanan tertentu, sehingga memudahkan pengelolaan dan pencarian.

3. Integrasi dengan Proses Bisnis
   

   File Manager terintegrasi erat dengan proses bisnis lain dalam sistem ERP. Ketika pengguna mengakses modul tertentu, seperti modul penjualan atau pembelian, mereka dapat mengakses dokumen yang relevan dengan transaksi tersebut. Ini memastikan bahwa dokumen-dokumen yang diperlukan dapat dengan mudah diakses dalam konteks yang sesuai.

4. Pencarian dan Akses Cepat
   

   File Manager biasanya dilengkapi dengan fitur pencarian yang kuat, sehingga pengguna dapat dengan cepat menemukan dokumen yang mereka butuhkan dengan menggunakan kata kunci atau filter tertentu. Hal ini meningkatkan efisiensi dalam mengakses informasi.

5. Manajemen Izin Akses
   

   File Manager dalam sistem ERP memungkinkan administrator untuk mengatur izin akses pengguna ke dokumen dan folder. Ini membantu menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen yang sensitif. Administrator dapat menentukan siapa yang memiliki akses untuk melihat, mengedit, atau menghapus dokumen tertentu.

6. Riwayat Dokumen
   

   File Manager sering menyimpan riwayat perubahan pada dokumen. Ini memungkinkan pengguna untuk melacak semua revisi atau perubahan yang telah dilakukan pada dokumen tertentu, yang berguna untuk audit dan pemantauan.

7. Manajemen Versi
   

   File Manager juga dapat memungkinkan pengguna untuk mengelola versi dokumen. Ini bermanfaat ketika dokumen mengalami perubahan seiring waktu, sehingga pengguna dapat merujuk ke versi sebelumnya jika diperlukan.

---

Kesimpulan

Dengan File Manager dalam sistem ERP, perusahaan dapat mengelola dokumen dan informasi terkait bisnis dengan lebih efisien, meningkatkan aksesibilitas data, dan memastikan bahwa dokumen-dokumen penting dapat diakses dan dikelola dengan baik sesuai dengan proses bisnis yang berjalan. Masih ada banyak manfaat lain yang akan Anda dapatkan ketika beralih menggunakan modul File Manager. Dapatkan info lebih lanjut seputar sistem File Manager dengan DMS Group