Daftar isi
Sistem Visitor Management adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola dan mengawasi kunjungan pengunjung di suatu tempat, seperti gedung perkantoran, pusat perbelanjaan, atau instansi pemerintah. Tujuan dari sistem ini adalah untuk meningkatkan keamanan, mengurangi risiko, dan meningkatkan efisiensi dalam mengelola kunjungan pengunjung.
Pada sistem ERP (Enterprise Resource Planning), fungsi Visitor Management dapat diintegrasikan sebagai salah satu modul yang ada dalam sistem tersebut. Modul Visitor Management dalam sistem ERP biasanya terdiri dari beberapa fitur berikut:
-
Pendaftaran Pengunjung
Pengunjung dapat mendaftar sebelum kunjungan mereka atau melakukan pendaftaran di tempat. Mereka akan diminta untuk mengisi informasi seperti nama, alamat, nomor kontak, tujuan kunjungan, dan orang yang akan dikunjungi.
-
Identifikasi Pengunjung
Setelah pendaftaran, pengunjung akan diidentifikasi melalui kartu identitas atau alat identifikasi lainnya, seperti perekaman sidik jari atau pemindaian wajah. Hal ini membantu memastikan bahwa pengunjung yang masuk adalah orang yang terdaftar.
-
Verifikasi Keamanan
Sistem Visitor Management dapat terhubung dengan database keamanan, seperti daftar orang yang dilarang masuk atau daftar pencarian orang. Ini membantu mengidentifikasi pengunjung yang mungkin memiliki latar belakang yang tidak diinginkan atau potensial berisiko.
-
Pemberitahuan Kepada Tuan Rumah
Sistem ini akan memberi tahu pihak yang dikunjungi tentang kedatangan pengunjung. Notifikasi dapat dikirim melalui pesan teks, email, atau melalui sistem ERP itu sendiri.
-
Pencatatan Data Kunjungan
Sistem ini akan mencatat data kunjungan setiap pengunjung, termasuk tanggal, waktu masuk, waktu keluar, dan tujuan kunjungan. Data ini dapat berguna untuk tujuan pelacakan, audit, dan analisis di kemudian hari.
-
Pelaporan dan Analisis
Sistem Visitor Management dalam ERP dapat menghasilkan laporan dan analisis terkait data kunjungan pengunjung. Informasi ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren kunjungan, memperbaiki proses pengelolaan kunjungan, atau mengambil keputusan yang lebih baik terkait keamanan dan penggunaan sumber daya.
Kesimpulan
Dengan mengintegrasikan modul Visitor Management dalam sistem ERP, perusahaan dapat mengelola kunjungan pengunjung dengan lebih terstruktur, meningkatkan keamanan, dan memperoleh informasi yang berharga terkait data kunjungan. Masih ada banyak manfaat lain yang akan Anda dapatkan ketika beralih menggunakan modul Visitor Management.
Dapatkan info lebih lanjut seputar sistem Visitor Management dengan DMS Sofware